Личный помощник - Алматы, Казахстан - AIR ASTANA, АО

Описание

ОБЯЗАННОСТИ:

• Организовывать и вести документооборот в департаменте (регистрировать, систематизировать всю входящую и исходящую корреспонденцию), рассылать необходимые материалы руководителю или конкретным исполнителям, согласно принятому регламенту.
• Подготавливать необходимые документы и материалы для непосредственного руководителя.
• Вести запись встреч и переговоров непосредственного руководителя.
• Организация и проведение телефонных переговоров и других встреч непосредственного руководителя; регистрировать в его отсутствие всю полученную информацию, доводить до сведения непосредственного руководителя в полном объеме.
• Подготавливать все для совещаний, проводимых непосредственным руководителем, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня)
• Составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на письма по поручению непосредственного руководителя.
• Осуществлять контроль над соблюдением сроков выполнения поручений непосредственного руководителя.
• Организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб сотрудников.
• Оформлять все внутренние заявки в о внутренней системе BPS согласно запросам непосредственного руководителя и сотрудников департамента.
• Контролировать своевременную обработку входящих заявок.
• Своевременно передавать в финансовый департамент все документы на оплату товаров и услуг (PJF, CJF, счёт-фактура, акт и пр.), приобретенных за счет центра затрат департамента, отчет по расходам корпоративной карты департамента. Контролировать своевременность сдачи авансовых отчетов сотрудниками департамента.
• Организовать командировки руководителя и, при необходимости, сотрудников департамента (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, трансфер, подготовка необходимых документов для командирования).
• Своевременно подавать пакет документов в службу внутренней безопасности для обновления и получения пропусков на территорию аэропорта для сотрудников департамента.
• Осуществлять устные и письменные переводы по поручению непосредственного руководителя, в том числ синхронный превод при необходимости.
• Следовать установленным процедурам номенклатуры дел и срокам сдачи документов в корпоративный архив.
• Вести ежемесячный табель учета рабочего времени сотрудников всего департамента и своевременно передавать в департамент по управлению персоналом и административным вопросам.
• Консолидировать всю необходимую информацию для бюджета департамента.
• Организовать обеспечение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы руководителя и сотрудников департамента. ТРЕБОВАНИЯ:
  • Высшее образование, предпочтительно в сфере финансов;
  • Предыдущий опыт работы от 3-х лет (в качестве Личного помощника руководителя);
  • Знание казахского, русского, английского языков на продвинутом уровне;
  • Опыт синхронного перевода (не только переводов);
  • Владение деловой письменной и устной речью;
  • Знание организации делопроизводства;
  • Знание систематизации и хранения служебной документации;
  • Инициативность, исполнительность, внимательность, ответственность;
  • Владение ПК и офисными приложениями (MS Word, Excel, Power Point) на уровне опытного пользователя.